Intranät : En ny arena för kommunikation och lärande

Intranet : A New Arena for Communication and Learning

Författare

Mats Heide

Summary, in Swedish

Popular Abstract in Swedish

I Sverige har intranät inom loppet av ett par år införts i drygt hälften av alla organisationer – privata och offentliga. Intranät har av många setts som ett verktyg för att effektivisera kommunikationen och lärandet. Behovet av effektiv kommunikation och lärande har accelererat under 1990-talet med en allt större konkurrens mellan organisationerna. En god tillgång till information och effektivt organisationslärande är avgörande för att organisationer ska kunna överleva och anpassa sig efter förändringarna på marknaden. Det gäller att kommunicera och lära snabbare än konkurrenterna. Men är intranät ett effektivt medium för organisationslärande? Hur uppfattas och används detta medium av organisationens medarbetare i deras arbetsvardag?

Jag har intervjuat intranätanvändare vid Ericsson Mobile Communications i Lund. Det är ett kunskapsintensivt företag där intranätet gjorde sitt intåg redan 1991. Den goda tillgången till datorer, den höga utbildningsnivån och personalens låga medelålder gör att det finns synnerligen goda förutsättningar för att använda intranät.

De intervjuade är positiva till intranät och har sedan länge vant sig vid att själva söka och ta till sig den information de behöver. Intranätet ses främst som en uppslagskanal eller som ett bibliotek. Flera menade att de fått en bättre inblick i och överblick över organisationen med intranätet. En del påpekade att informationen på intranätet många gånger är lite kuriosa. Information på intranätet påverkar inte dem i det dagliga arbetet och behövs inte för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Trots den goda tillgången till information finns det flera hinder som försvårar medarbetarnas möjligheter att använda informationen. Ett stort problem är att medarbetarna inte finner den information de behöver. Antalet webbsidor är stort och strukturen på den interna webben uppfattas som rörig. Även om det finns en sökmotor är den sällan till någon hjälp. Medarbetarna tvingas lägga ner mycket tid på att söka på intranätet. Ett annat problem är informationsöverflöd som gör det svårt att urskilja viktig och från mindre viktig information. Ytterligare ett problem är det finns ont om tid att söka efter information. Både arbetsbelastningen och arbetstakten är hög. En följd av dessa hinder är att det har uppstått en misstro mot mediet och en ovilja att ens försöka finna information på intranätet. Det finns alltså en risk för att informationen på intranätet blir en informationssophög. Ett annat hinder är förståelsen. Tillgång till in-formation är inte någon garanti för att medarbetarna förstår den och kan omvandla informationen till användbar kunskap.

En stor del av människors lärande sker genom kommunikation med andra. Min undersökning visar att de informella nätverken inom företaget har stor betydelse för såväl informationsspridning som organisationslärandet. I kommunikationen inom nätverken används oftast e-post. E-post uppfattas också som det viktigaste digitala mediet. Det används både för arbetsrelaterad och social kommunikation. E-post uppskattas för dess samtalsliknande kommunikationsform vilket förbättrar tolkning och förstå-else i kommunikationen, och underlättar möjligheterna att utvinna kunska-per.

Informations- och kommunikationsteknik är viktig för en modern organisation, men inte tillräcklig för att kommunikation och lärande ska kunna ske. Kommunikationen förbättras inte automatiskt av tekniken, men kan ge nya och andra kommunikationsmöjligheter, t.ex. enklare nå många mottagare oberoende av tid och rum. Intranät utgör med andra ord inte något universalverktyg för organisationslärandet. Det räcker inte att publicera information på webbsidor för att medarbetarna ska kunna få nya kunskaper; det krävs också att kommunikationen mellan medarbetarna säkras. Informationsteknik i form av e-post, interna webbsidor och diskussionsgrupper utgör emellertid ett bra komplement till öga mot öga-kommunikation.

Avdelning/ar