Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Ingång för leverantörer

På denna sida kan du som leverantör läsa om vårt e-handelssystem, pågående upphandlingar och hur du skickar en e-faktura till Lunds universitet.

Upphandling

Pågående upphandlingar

European Single Procurement Document (ESPD)

ESPD är en standardiserad egenförsäkran. Läs mer på Upphandlingsmyndighetens webbplats:

Fakturering

Enligt e-fakturalagen ska alla fakturor som skickas till Lunds universitet skickas elektroniskt. Undersök med din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst vilka möjligheter ni har att skicka e-faktura.

Krav för godkänd e-faktura

För att en e-faktura ska vara godkänd ska den: 

  • innehålla samma information som en vanlig faktura
  • vara i ett strukturerat elektroniskt format – inte i PDF-format
  • skickas på rätt sätt (se nedan) – inte via e-post 
  • innehålla vissa specifika uppgifter i enlighet med mervärdesskattelagen.

Dessutom behöver informationen i e-fakturan uppfylla vissa krav:

Även om fakturan skickas elektroniskt ska följande adress anges på fakturan:

Lunds universitet
Namn på institution/avdelning
Box 188
221 00 Lund

Observera: Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet.

Fakturareferensen ska anges i särskilt fält. Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå före Lunds universitet. Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till Lunds universitet. Beställaren riskerar då att bli personligt betalningsansvarig.

För att fakturan ska hamna hos rätt person på Lunds universitet i systemet måste alltid referens anges i rätt fält på fakturan. Beställarreferensen är för- och efternamn på beställaren till exempel "Anna Andersson".

Om du har mottagit en order från oss finns ett inköpsordernummer med på underlaget som också behöver inkluderas på e-fakturan. Ordernummer börjar på LU följt av 8 siffror LUxxxxxxxx.

På fakturan ska artikelns eller tjänstens benämning anges i avsett fält. Benämningen ska med ett eller ett fåtal ord beskriva artikeln/tjänsten på ett tydligt och konsekvent sätt, till exempel:

  • ”Flödescytometer [modellbeteckning]”
  • "Bärbar dator [modellbeteckning]”
  • ”Installation av belysning”

Det är inte tillräckligt att enbart ange modellbeteckning, adress, personnamn eller beskrivningar av typen ”enligt offert”, ”konsultarvode”, eller ”se specifikation”.

Benämningen ska vara korrekt stavad. Förkortningar, särskrivningar och omvänd ordföljd ska undvikas. Fakturarader utan belopp, så kallade nollrader, ska inte användas.

Om det krävs specifik eller utförlig tilläggsinformation för att förstå vad benämningen avser, såsom datum, adress och personnamn; ange sådan information som tilläggsinformation till fakturaraden i ett fält som är avsett för den informationen.

Så skickar du en e-faktura

Vi vill i första hand att du skickar e-faktura via Peppol-nätverket. Har du inte möjlighet till det finns även andra alternativ, se nedan.

Vi tar emot Peppol BIS Billing 3.

Lunds universitets mottagar-ID inom Peppol: 0007:2021003211

Se hur du anger referenser och annat fakturainnehåll:

Exempelfaktura Peppol Bis (PDF 370 kB, ny flik)

För att skicka e-faktura utan Peppol behöver du fråga din leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst om vilken VAN-operatör de använder.

Om de använder någon av VAN-operatörerna i listan nedan meddelar du operatören att Lunds universitet har följande uppgifter:

GLN: 7350032940007

Momsregistreringsnummer: SE2021003211

Lista med VAN-operatörer:

  • InExchange
  • Pagero
  • Crediflow
  • Kofax Invoice Portal
  • Visma SPCS
  • Swedbank
  • Basware
  • BGC
  • Tietoevry

Saknar du som leverantör en systemlösning för att skicka e-faktura direkt från ditt system kan du använda Visma Proceedo Leverantörsportal.

Den är gratis och du kan skicka obegränsat med fakturor till alla organisationer och myndigheter som använder Visma Proceedo.

För att börja registrera dina fakturor, kontakta oss via formuläret längst ned på denna sida. Välj kategori "Leverantörsfaktura till Lunds universitet" och skriv att du önskar bli inbjuden till Visma Proceedo Leverantörsportal. Du får då en inbjudan av Visma Proceedo via e-post. Registrera ditt konto och därefter kan du börja fakturera.

Det finns ett flertal andra gratistjänster tillgängliga på marknaden. Viktigt att ni väljer den tjänst som passar er bäst utifrån era förutsättningar.

Kontaktinformation

Har du frågor är du välkommen att kontakta oss via formuläret på länken nedan.

  • För kontakt med e-handelssamordnare välj kategori "E-handel".
  • För kontakt med fakturahantering/leverantörsreskontra välj kategori "Leverantörsfaktura till Lunds universitet".

Sektionen Ekonomi – kontaktformulär
 

Kontaktuppgifter, ekonomi

Fakturaadress
Lunds universitet
Namn på inst/avd
Box 188, 221 00 LUND
Obligatorisk referens:
För- och efternamn

Organisationsnummer
202100-3211

VAT-nummer
SE202100321101

Bankinformation
Inrikes inbetalningar:
Bankgironummer: 5051-4728

Utrikes inbetalningar:
Kontonummer: 12810119309
Bankens adress:
Danske Bank, Norrmalmstorg 1, Box 7523, 103 92 Stockholm
BIC/SWIFT-kod: DABASESX
IBAN: SE86 1200 0000 0128 1011 9309

EU-medel
Välkommen att kontakta sektionen Ekonomi via supportformuläret nedan. Välj områdeskategori "EU-medel".

Kontakta sektionen Ekonomi
För frågor om elektronisk kommunikation mot e-handelssystemet, välj kategori ”E-handel” i formuläret nedan.

För övriga frågor om e-faktura, välj kategori ”Leverantörsfaktura till Lunds universitet”.
 
Kontaktformulär, sektionen Ekonomi vid Lunds universitet