Ingång för leverantörer

Pågående upphandlingar

Se pågående upphandlingar vid Lunds universitet – opic.com

Elektronisk kommunikation för avtalsleverantörer

Du som är avtalsleverantör och behöver hjälp med din elektroniska kommunikation mot universitetets e-handelssystem Visma Proceedo (punchouter, kataloger, order med mera) kan kontakta universitetets e-handelssamordnare via formuläret nedan. Välj kategori "E-handel".

Kontaktformulär, sektionen Ekonom vid Lunds universitet

Skicka e-faktura

Leverantörer till Lunds universitet ska enligt lag skicka e-fakturor. DIGG och SFTI rekommenderar att PEPPOL BIS Billing 3 används för att leva upp till lagens krav på e-fakturastandard.

Se aktuell information om standarder på www.sfti.se

Observera:

• PDF är inte ett godkänt format.
• DIGG och SFTI rekommenderar Peppol BIS Billing 3.0 som e-fakturaformat
  För dig som är leverantör till offentliga aktörer – digg.se

För dig som leverantör har vi flera sätt att skicka e-fakturor på, som vi beskriver närmare nedan:

• Skicka via nätverket PEPPOL
• Skicka via VAN-operatör Inexchange
• Använda fakturaportal

Skicka via nätverket PEPPOL

Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem/VAN-operatör om de kan sända via PEPPOL-nätverket.

Lunds universitets PEPPOL ID är 0007:2021003211

För mer information om Lunds universitet och andra som är kopplade till nätverket, se PEPPOL Directory

Skicka via VAN-operatör InExchange

Vi använder InExchange för att ta emot e-fakturor. Det finns flera sätt att skicka e-fakturor till dem – vid frågor, se kontaktuppgifter på webben:

www.inexchange.se/kontakt

Om ni använder en annan VAN-operatör – be dem att skicka till InExchange.

Lunds universitets uppgifter:

• PartsID: 2021003211
• GLN: 7350032940007

Använd fakturaportal

Om ni inte har en egen VAN-operatör så kan ni fakturera oss via InExchange.

För dig som fakturerar lite/sällan finns möjlighet att gratis ställa ut fakturor via deras fakturaportal ”InExchange Web”.

Vid andra behov kan InExchange erbjuda er andra lösningar.

Ingång till InExchange för Lunds universitets leverantörer

InExchange har infört krav på användning av Bank-ID vid signering och verifiering av företagsuppgifter. Om din organisation inte kan använda Bank-ID behöver du kontakta InExchanges kundtjänst (support [at] inexchange [dot] se) för ett eventuellt undantag från kravet.

Tips! InExchange har ett bra hjälpcenter med användarguider och support:

InExchange hjälpcenter

Ange referens

För att fakturan ska komma till rätt person och bli betald i rätt tid måste ni uppge referens på fakturan. Det är beställarens för- och efternamn som ska stå som referens. Namn på fältet är vanligtvis ”Er referens” eller ”Referenskod”. Observera att i InExchange fakturaportal är det fältet ”Ert referensnr” som ska användas, inte ”Er referens”.

Om ni fått beställningen via Lunds universitets beställningssystem Proceedo ska ordernumret (LU + åtta siffror) anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan. I InExchange fakturaportal heter fältet ”Ert ordernr”.

Om sådant särskilt fält saknas i er e-fakturamall anger ni istället ordernumret i fältet för ”Er referens”/”Referenskod”. Skriv endast ordernumret i fältet och ingen annan text. Och ange i så fall beställarens för- och efternamn i ett annat referensfält i fakturan.

Bankgiro

Om ni har bankgiro och fakturerar i SEK ber vi er ange detta i den elektroniska fakturan.

Kvalitetskrav på fakturans information

Informationen på leverantörens faktura ska uppfylla följande kvalitetskrav:

• Det ska finnas en artikelbenämning som med ett eller ett fåtal ord beskriver artikeln på ett tydligt och konsekvent sätt. Det är inte tillräckligt att enbart ange modellbeteckning, personnamn eller benämningar av typen ”enligt offert”.  
• Artikelbenämningen ska vara korrekt stavad. Förkortningar, särskrivningar och omvänd ordföljd ska undvikas.
• För varje artikel ska artikelnummer, kvantitet, enhetstyp och pris per enhet anges i de fält som är avsedda för den informationen.
• Varje sorts artikel (artikelnummer) ska anges på en egen fakturarad.
• Om det krävs specifik eller utförlig tilläggsinformation för att förstå vad artikelbenämningen avser kan leverantören ange sådan information som kommentar till fakturaraden.

Övriga frågor om e-faktura?

Vid andra frågor om e-faktura är du välkommen att kontakta oss via formuläret nedan. Välj kategori "Leverantörsfaktura till Lunds universitet".

Kontaktformulär, sektionen Ekonomi vid Lunds universitet

Skicka pappersfaktura – undantagsfall

Kravet på e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjats efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar.

Undantagsfall är om användandet av e-faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller om fakturan inte avser ett inköp utan en icke upphandlingsbar avgift.

I dessa fall ska pappersfaktura skickas till denna adress:
Lunds universitet
Namn på institution / avdelning
Box 188
221 00 Lund

ESPD (European Single Procurement Document)

Ladda ner ESPD-dokumentmall (Word 47 kB, ny flik)