Behandling av personuppgifter vid uppdragsutbildning

Universitetet behandlar personuppgifter i syfte att bedriva uppdragsutbildning, vilket bland annat omfattar behandling av deltagares personuppgifter och vid kontakter och samarbeten mellan enskilda och andra organisationer (exempelvis uppdragsgivare och externa leverantörer). 

I de flesta fall samlas personuppgifter in direkt från den enskilde, vilket vanligtvis sker genom kontakter mellan den enskilde och universitetet. Personuppgifter som kommer att behandlas inkluderar, men är inte begränsat till; namn, födelsedatum, adress, e-postadress och telefonnummer. Uppgifterna används för att kunna göra en säker identifiering av den enskilde. I förekommande fall kan personuppgifter samlas in om matpreferenser, för att kunna ta hänsyn till eventuella allergier, eller särskilda behov vid lokalbokning eller platsanpassning. 

I vissa fall kan även personuppgifter samlas in från någon annan än från den enskilde själv. Detta förekommer exempelvis när uppdragsgivaren anmäler deltagare till skräddarsydd uppdragsutbildning. 

Systemadministratörer kan göra noteringar utifrån de kontakter som Lunds universitet har eller har haft med dig samt den kontakt du önskar ha med universitetet. Uppgifter kan även samlas in från relaterade system för studiedokumentation (Ladok)och universitetets ekonomisystem (Raindance). 

Utskick

Lunds universitet använder uppgifter i MIRA för att till exempel skicka personliga meddelanden, nyhetsbrev eller marknadsföra uppdragsutbildning. Den enskilde kan avsluta sina prenumerationer när den vill. För att avsluta prenumerationen, kontakta uppdragsutbildning [at] stu [dot] lu [dot] se (uppdragsutbildning[at]stu[dot]lu[dot]se). 

Universitetet är ansvarigt för att se till att personuppgifterna skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Universitetet säkerställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till eventuella risker i samband med behandling av personuppgifter i det enskilda fallet. 

Lunds universitet är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i utbildningssystemet för uppdragsutbildning, Mira. Dina personuppgifter är tillgängliga för Lunds universitets medarbetare som arbetar med uppdragsutbildning.

Dina personuppgifter behandlas för Lunds universitets räkning av Mira Network AB, för att tillhandahålla IT-systemet för uppdragsutbildning, Mira CRM, och IT-tjänsterna kopplade till detta. Tjänsterna licensieras och utvecklas av Mira Network AB och administreras av Lunds universitet. Mira Network AB är således personuppgiftsbiträde. Dina personuppgifter kommer inte att överföras till ett så kallat tredjeland (land utanför EU/ESS) genom personuppgiftsbehandlingen. 

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att universitetet i vissa fall på begäran enligt offentlighetsprincipen kan vara skyldiga att lämna ut information ur MIRA.

Universitetet har också andra uppgifter och skyldigheter som kan medföra att personuppgifter lämnas till andra parter. För att kunna bedriva uppdragsutbildning kan det exempelvis handla om uppgifter som behövs för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Personuppgifter kan även i förekommande fall lämnas ut till universitetets samarbetsparternas, till exempel till leverantörer eller till annan part, som en följd av avtal mellan universitetet och den enskilde. 

Vid överföring till annan part vidtar universitet alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda personuppgifterna.

I de fall det ställs krav på att specifik information ges om att personuppgifter överförts till annan organisation kommer denna information att tillhandahållas den enskilde.

Utöver detta överlämnas inga personuppgifter till någon annan utan att det föreligger rättsligt stöd eller en rättslig förpliktelse. 

Ytterligare behandling av personuppgifter 

Lunds universitet behandlar även personuppgifterna i Mira i syfte att göra statistiska sammanställningar på aggregerad nivå. Personuppgifterna i de statistiska sammanställningarna kommer att anonymiseras så att de inte längre är möjligt att tillskriva en specifik person.

Lunds universitet lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att kunna bedriva uppdragsutbildning. Den enskildes personuppgifter kommer att lagras av universitetet i IT-systemet Mira CRM. 

Universitetet behandlar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet. Huvudregeln enligt arkivlagen är att allmänna handlingar hos statliga myndigheter ska bevaras. Statliga myndigheter får bara gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet eller enligt särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning (14 § arkivförordningen).

För att kunna hålla den enskildes personuppgifter uppdaterade och korrekta kan universitetet komma att komplettera och uppdatera personuppgifterna genom inhämtning från kommersiella och offentliga register. 

Uppgifter som har samlats in i marknadsförings- och/eller rekryteringssyfte som inte längre behövs i syfte att bedriva uppdragsutbildning och/eller är inaktuella gallras systematiskt och löpande.

Den enskilde har ett antal rättigheter, som du kan läsa mer om under respektive rubrik nedan. Rätten till:

• tillgång (registerutdrag)
• rättelse
• begränsning av personuppgifter
• radering
• att invända mot behandling
• att lämna in ett klagomål

Rätten till tillgång

Du som är registrerad har rätt att kostnadsfritt begära information om vilka personuppgifter som universitetet behandlar om dig.

Du kan kontakta Lunds universitet via dataskyddsombud [at] lu [dot] se för att begära ett utdrag av dina personuppgifter hos universitetet.

Rätten till rättelse

Du som är registrerad har rätt att begära att få personuppgifter vid universitetet rättade om de skulle vara felaktiga. En sådan begäran kan med fördel skickas till närmaste kontaktperson, kursledare, chef eller annan behörig person.

Universitet är skyldigt att rätta felaktiga personuppgifter utan onödigt dröjsmål.

Rätten till begränsning av personuppgifter

Du som är registrerad har rätt att begära att behandling av personuppgifter begränsas genom att personuppgifterna bara får behandlas för vissa specifika ändamål. Detta kan göras: 

• om personuppgifterna inte är korrekta och universitetet behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet
• om personuppgifterna inte längre behövs för universitetets verksamhet men du begär att de fortsatt ska lagras för att de kan behövas för att ta vara på rättsliga anspråk
• om du invänder mot behandling som utförs av universitetet (behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan de skäl som du har gett för invändningen och universitetets tvingande berättigade skäl) samt
• i de fall du anser att universitetet ska radera dina personuppgifter men universitetet av någon anledning inte kan tillmötesgå detta.

Rätten till radering

Du som är registrerad har rätt att få dina personuppgifter raderade i de fall personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för (rätten att bli bortglömd). Det kan finnas bestämmelser som anger att personuppgifterna inte får raderas, vilket gör att det då är dessa bestämmelser som gäller.

Om personuppgifterna har lämnats ut till en annan part ska universitetet vidta rimliga åtgärder för att underrätta denna part om att uppgifterna har raderats.

I de fall det finns rättsliga hinder mot radering av personuppgifterna kommer universitetet att begränsa behandlingen av dessa personuppgifter till att endast omfatta behandling i den utsträckning som det finns rättsliga krav för.

Rätten att invända mot behandling 

Du som är registrerad har i vissa fall rätt att invända mot att universitet behandlar dina personuppgifter. Om det inte finns tvingande skäl för universitetet att fortsätta behandla personuppgifterna, som till exempel för att uppfylla rättsliga krav, kommer universitet då upphöra med behandlingen.

Rätt att lämna in ett klagomål

Om du som är registrerad anser att universitetet behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Närmare information om hur du går till väga för att lämna ett klagomål finns på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats

För frågor eller synpunkter som rör behandling av personuppgifter vid Lunds universitet, kontakta dataskyddsombudet via e-postadressen nedan.

E-post: dataskyddsombud [at] lu [dot] se (dataskyddsombud[at]lu[dot]se)

Postadress:
Lunds universitet
Dataskyddsombud
Box 188
221 00 Lund

Telefon: 046-222 00 00

Mer information om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter hittar du på universitetets webbplats: lu.se/integritet