Sedan medarbetarna på kansliet lämnade sina skrivbord på BMC så har Lhinn Skoog snarare fått mer än mindre kontroll över hur arbetet går. Administrativ personal är som regel alltid på sin arbetsplats så övergången till hemarbete var mindre naturlig jämfört med forskare och lärare som oftare arbetar hemifrån. Men Lhinn Skoog menar att det har gått väldigt bra ändå.
Ringer varje medarbetare
På Lhinn Skoogs kansli infördes en ny rutin: varje medarbetare skickar in sin planering i början av veckan, och en reflektion kring hur föregående veckas arbete gått – en backspegel där de också berättar hur deras arbetsmiljö fungerar. Hon ringer också varje medarbetare en gång i veckan för att stämma av. Kanslimöten hålls via Zoom en gång i veckan och kompletteras med webbfika några dagar vid halv tre. Återkopplingarna som medarbetarna har fått har gett dem nya insikter om sitt arbete. Nu blir det till exempel mer uppenbart hur lång tid olika uppgifter faktiskt behöver.
– Många upplever att de är mer effektiva och känner att de får ihop livspusslet bättre – det blir dessutom mindre stress utan pendling, säger Lhinn Skoog.
Rör på sig för lite
Dock finns det risk att man rör på sig för lite – det blir inte många steg inomhus. Lhinn Skoog försöker uppmuntra dem till att ta en promenad närhelst det passar dem och att göra regelbunden pausgympa. Ett kul inslag är en medarbetare som gett kansliet utmaningen att skicka ”Joey the Sock” på en så lång virtuell resa som möjligt under maj. Alla promenader och löprundor noteras i ett excelark med antal kilometer som passerats under dagen. Kanske lyckas de skicka honom till Paris eller ännu längre när månaden når sitt slut. Covid–19 väcker också oro hos många, särskilt medarbetare som tillhör riskgrupper. Därför är hälsa en stående punkt vid avstämningarna.
– Om någon är orolig ger jag personen tid och möjlighet att prata om sin oro och är väldigt lugn, säger Lhinn Skoog som gärna vill vara en trygg punkt i en osäker vardag.
Ökad omtanke och tydliga besked är det som de anställda uppskattat mest under coronatiden, enligt den feedback hon har fått på sitt ledarskap.
– Att sköta sina arbetsuppgifter på distans har visat sig gå fint, men det är det sociala vi saknar, säger Lhinn Skoog. som själv kommer in en dag i veckan till kontoret.
Arbeta hemma - eller inte
Många chefer på LU låter medarbetarna själva bestämma om de ska arbeta hemifrån eller komma till arbetsplatsen. Detta trots att det är närmaste chefens ansvar att avgöra om det är möjligt för en medarbetare att arbeta hemma – eller inte. Om det är bra eller dåligt att LU-chefer låter medarbetare avgöra detta själva, finns det lika många svar på som det finns anställda. Uppenbart är att frågan om var man ska arbeta diskuteras över hela universitetet. Och vad avgör – om det inte är trångt och man inte behöver åka kollektivtrafik – kan man inte lika gärna då komma in?
Lhinn Skoog har varit tydlig med att Folkhälsomyndighetens rekommendation och rektors beslut ska följas. Det ska finnas särskilda skäl för att få arbeta på arbetsplatsen.
– Men så klart handlar det även om vad som är möjligt för personen, och vi har exempelvis en person på plats som behöver vara här och en annan person som behöver komma in regelbundet, säger hon.
När LUM träffar Lhinn Skoog är hon mitt uppe i digitala utvecklingssamtal, något hon hellre hade haft öga mot öga.
– När vi inte kan se varandra längre på samma sätt, blir det extra viktigt att lyssna noga och verkligen ta in vad personer säger. Det behövs extra tid till det.
De flesta möten och samtal tycker hon fungerar bra på distans och videomötena blir dessutom effektivare. Men det finns också saker som går förlorade vid digitala möten.
– Det gäller särskilt svåra samtal, där något som sägs riskerar att missuppfattas. Det är lätt att detaljer som är viktiga att fånga försvinner när man inte ser hela kroppsspråket, säger Lhinn Skoog.
Flesta jobbar hemma
En kort rundvandring på universitetet ger vid handen att de flesta jobbar hemma och det fåtal som är kvar på arbetsplatserna har gott om plats. Men det finns enstaka arbetsplatser där det fortfarande ser näst intill fullt ut.
Hon är själv nöjd med den information och det stöd hon har fått som chef under våren – med ett undantag:
– Vi har inte fått någon vägledning när det gäller anställda som inte kan sköta sitt arbete hemifrån och är i någon av riskgrupperna. Kan vi göra mer än att erbjuda kompetensutveckling när arbetsuppgifter inte kan omfördelas? Det är viktig information som saknas.
Hur tror du det blir på jobbet efter coronapandemin?
– När vi är förbi den här pärsen hoppas jag att vi inte blint återgår till hur det var innan, utan att vi tar vara på de möjligheter som har getts. Exempelvis öppnar upp för mer arbete och studier på distans samt färre resor, säger Lhinn Skoog.
