Anna Jonsson är universitetslektor i företagsekonomi och forskar bland annat om lärande i organisationer. I den nämnda krönikan i Curie raljerar hon – med ironi och humor – över Lunds universitets och andra myndigheters rika flora av datasystem.

– Jag kände en sådan enorm frustration och behövde skriva av mig. Jag hade just fyllt i information om min tjänstledighet i ett annat system och så fick jag mejl om att jag skulle fylla i allt igen, i ytterligare ett system, säger hon.

Tidningen Curie publicerade krönikan och plötsligt vällde det in respons från olika håll.

– Många vittnar om att igenkänningsfaktorn är hög. Krönikeformatet är tacksamt på så sätt att det tillåter en ton där man får folk att le åt det sorgliga i det som beskrivs.

Gör vi rätt saker?

Anna Jonsson efterlyser en diskussion om vi gör rätt saker och där vi ser till de större perspektiven.

– Är det rimligt att vi har så här många system i universitetsvärlden? När vi forskare till exempel ska registrera våra publikationer är det multipel bokföring med flera system som inte talar med varandra. Dessutom blir det ofta fel information som knappas in. Där skulle jag vilja att vi öser mer pengar på bibliotekarierna i stället för fler system, säger Anna Jonsson och tillägger:

– Låt forskare forska, administratörer administrera. Det här är trots allt skattemedel som används på ett ineffektivt sätt. Det borde vara tjänstefel om man inte reagerar på galenskapen i detta.

Vad är det med dessa system, som Primula, som berör oss så?

– De är så många och så otroligt användar­ovänliga. Man går in i ett system, försöker hitta vad man ska fylla i, hittar inte riktigt, chansar, gör fel och så får man backning från administratörer som får lägga tid på att kontrollera allt. Och så får man försöka göra om.

Anna Jonsson och hennes forskarkollegor på Ekonomihögskolan studerar hur människor ibland lägger tid på ”fel” saker. Det handlar om att vi lever i mätningens tid där redovisningen av timmar till slut kan bli en kontrollmekanism där tilliten brister, något som Louise Bringselius har skrivit mycket om.

– Det blir konsekvensen av någon slags dysfunktionell ängslighet som inte är bra för organisationen eller medarbetaren. Vi är väl alla överens om att akademin ska bidra till samhället, inte hålla på med egenkonstruerade aktiviteter, säger Anna Jonsson.

Hon drar också paralleller till Mats Alvessons och Roland Paulsens böcker om funktionell dumhet och meningslöst arbete.

– Jag tror att många känner att de inte orkar klaga och tänker ”jag fyller bara i det”. Forskarens främsta uppgift är att problematisera, så på sätt och vis är det förvånande att så många ”bara lyder”.

Systemen splittrar

Anna Jonsson poängterar att kärnverksamhet och stödverksamhet hör ihop, men att med dagens alla system kommer vi längre ifrån varandra.

– Jag är otroligt tacksam för de administratörer som jag jobbar med. Men våra uppgifter blir roligare om vi visar tillit till varandras olika roller.

Hon efterlyser ett klimat där vi pratar mer om vem som gör vad, hur och varför.

– Jag vill att vi ska kunna resonera om förändring. Kunde till exempel statliga lärosäten tillsammans organisera sig annorlunda och rensa upp i systemen? UKÄ mäter kvalitet, kanske kunde de ta tag i frågan? säger Anna Jonsson.

Hon skrattar och säger:

– Kanske skulle man be en nationalekonom räkna på samhällskostnaden för tiden vi lägger på att förstå, fylla i och kontrollera alla system. Jag tror det är en svindlande siffra.

Primula lämnar mycket övrigt att önska

Systemförvaltaren Pernilla Hylén vid sektionen HR svarar på kritiken:

– Jag tror att alla som arbetar i Primula håller med om att systemet lämnar mycket övrigt att önska, både vad gäller utformningen av gränssnittet, återkoppling till användaren samt möjligheten att anpassa så att du uppfattar att systemet ger dig möjlighet att följa ett logiskt flöde i ditt ärende.

Men regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter (SSC) och ju mer man centraliserar ett system desto svårare är det att ändra på det. LU fortsätter i och med övergången till SSC att använda Primula.

– När LU i vanliga fall handlar upp IT-tjänster kan vi ställa krav, exempelvis på användbarhet. Med SSC har vi som myndighet inte så stora möjligheter att direkt påverka användbarhet i systemet.

Ändå gör de på LU som arbetar aktivt med SSC Lönetjänster vad de kan för att få till förbättringar. Alla anslutna myndigheter arbetar enligt det SSC kallar Samverkansmodellen.

– Om våra medarbetare har förslag på förbättringar kan de vända sig till sin fakultetsrepresentant för Primula som tar det vidare till oss.

Omodernt gränssnitt

IT-direktör John Westerlund vid sektionen LDC svarar:

– Vi dras med ett system som bara klarar det rudimentära och med ett gränssnitt som inte är modernt alls.

Primula specialbyggdes i slutet av 90-talet som ett lönesystem för högskolesektorn. Sedan har man byggt på med fler funktioner och fler användare. Från början var det enbart lönehandläggare som arbetade i det, men idag är självhanteringen stor.

– Problemen för användaren uppstår när vi går över till självrapportering i ett system, där vi förutsätter att alla ska kunna gå in och göra någonting. De flesta lärare använder bara en del av de här systemen. Det är inte för många eller fel system bara för att LU har en lång systemlista som helhet.

Självrapporteringen för reseräkningar kom till för att man ville skära bort antalet administratörer som jobbade med det; i stället ville man att de pengarna skulle gå till forskningen och utbildningen. Det är två motverkande krafter och en diskussion som har pågått länge.

– Vissa tycker det är okej att vi inte har administratörer som gör det, då får man mer pengar till forskningen, men då måste också forskarna administrera mera. Det är priset man får betala.

Svårt att synka systemen

LDC försöker successivt jobba bort att man måste uppge en sak i flera system genom att ha integrationer mellan systemen. Men ofta är det någon del som gör att det är svårt att bara plocka den rakt över.

– Vi har de senaste åren samarbetat mycket mellan de olika centrala funktionerna och fakulteternas IT. Men eftersom fakulteterna ofta gör på olika sätt så är det inte alltid så lätt att hitta de gemensamma nämnarna.

Ska vi kunna ha effektiva systemstöd får vi acceptera hur de ser ut, även om passformen inte är perfekt, menar John Westerlund.

– Sedan får vi lägga mer krut på system som vi kan påverka, som Canvas och vissa forskningssystem – de som många använder mycket – och lägga mindre krut på dem som många använder, men lite.

Statens Servicecenter har höjt sitt nöjd kund-index de senaste åren. 78 procent anger att de är nöjda med lönetjänsterna. Just reseräkningarna sticker dock ut: där hamnar 55 procent på grönt, 26 procent på gult och 19 procent på rött i mätningarna.

– Här har vi en utvecklingspotential. Reseräkningarna ingår i den nya webb som leverantören TietoEvry arbetar med. Det kommer att komma ett nytt användargränssnitt för Primula, säger marknadschefen Charlotte Johansson Ahlström vid SSC.

Anpassningar för ny lagstiftning har skjutit fram lanseringen av det nya gränssnittet och något specifikt datum finns i dag inte.